TIETOSUOJASELOSTE

15.8.2023

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen Kalliomekaniikkayhdistys ry, y-tunnus 3371924-9, myöhemmin ”KMY”
Osoite: c/o Aalto yliopisto, Rakentajanaukio 4, 02150 Espoo

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan KMY kulloinkin noudattama tietosuojakäytäntö.

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Nimi: Risto Kiuru
Yhteystiedot: etunimi.sukunimi@rockphysics.fi

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Yhdistyslain mukaisen jäsenrekisterin ylläpito, yhdistyksen sääntöjen mukainen toiminta sekä viestintä jäsenistölle. Henkilötietoja käytetään yhdistystyksen omaan toimintaan ja viestintään.

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyslakiin sekä rekisteröidyn suostumukseen. Henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

  • jäsenyystyyppi
  • kaikki etunimet, sukunimi, kotikunta/kansalaisuus
  • titteli, sukupuoli, syntymävuosi
  • sähköposti, varasähköposti, puhelinnumero

6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Viranomaisille henkilötietoja luovutetaan pyynnöstä voimassa olevan lainsäädännön rajoissa.

Tietoja voidaan luovuttaa eteenpäin yhdistyksen toiminnan edellyttämässä laajuudessa tahoille, jotka noudattavat GDPR asetusta. Tällaisia tahoja voivat olla esimerkiksi emojärjestö International Society for Rock Mechanics and Rock Engineering (ISRM) tai yhteistyöjärjestöt Suomen Rakennusinsinöörien liitto ry (RIL), Vuorimiesyhdistys (VMY), Suomen geoteknillinen yhdistys (SGY) tai INFRA ry.

7. Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan

Emojärjestö ISRM saattaa käsitellä sille luovutettuja henkilötietoja myös Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja käytetään esimerkiksi Euroopan komission mallisopimuslausekkeita sovittaessa tietojen siirrosta henkilötietojen käsittelijätahon kanssa. ISRM:lle luovutettavat tiedot:

  • title (titteli/arvonimi)
  • given_name (etunimi)
  • family_name (sukunimi)
  • year_of_birth (syntymävuosi)
  • nationality (kansalaisuus)
  • gender (sukupuoli)
  • email (sähköpostiosoite)

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä on tarpeen säilyttää sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Henkilötietojen säilytyksessä huomioidaan passiivisiksi jääneet henkilötiedot, joita poistetaan säännöllisesti vuosittain.

9. Rekisteröityjen oikeudet henkilötietojen käsittelyssä

Oikeus tarkastaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu ja saada jäljennös tiedoista. Rekisteröidyn tulee lähettää tarkastuspyyntö rekisteriasioita hoitavalle henkilölle (ks. kohta 2). Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot. Tarvittaessa rekisterinpitäjä kysyy lisätietoja rekisteröidyn tunnistamiseksi.

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle sähköpostitse, jollei rekisteröity pyydä lähettämään tietoja muulla tavoin.

Oikeus tiedon korjaamiseen

KMY huolehtii omien mahdollisuuksiensa mukaan käsittelemiensä henkilötietojen laadusta. KMY oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen tai tarpeettoman henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että KMY rajoittaa käsittelyä, jos rekisteröity esimerkiksi kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

Oikeus vaatia tietojen poistamista tai vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista tai vastustaa niiden käsittelyä silloin kun se perustuu oikeutettuun etuun.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu.

10. Evästeet

KMY käyttää verkkosivustollaan evästeitä.

11. Muutokset tietosuojakäytäntöön

KMY voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. KMY suosittelee, että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä säännöllisesti aina tietojen lisäämisen tai päivittämisen yhteydessä saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.